prosedur penyimpanan arsip. Penyimpanan e. prosedur penyimpanan arsip

Prosedur pengaturan fisik arsip dilakukan dengan. 45 23 b. Mengingat arti pentingnya, pemerintah menaruh perhatian yang cukup. 2009. Kantor Cabang Pembantu Solo”. SOP Prosedur Peminjaman arsip. Gunakan jasa kami untuk manajemen arsip. Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen 3. b. Biasanya ada yang memanfaatkan filling cabinet, ada juga yang menggunakan boks arsip dan masih banyak tempat penyimpanan arsip yang dapat digunakan. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan atau organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Ketua Tim Pengusul a. Berikut Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut (Amsyah, 2008:5): 1. Menurut Wursanto (2001: 22) menyatakan bahwa: “Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat”. Cara lain untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dokumen digitaladalah dengan membuat rencana retensi arsip yang tepat. Penyimpanan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Administrasi: prosedur kerja, surat keputusan, dan lain-lain. 3. untuk penyimpanan arsip, agar tidak hilang dan mudah ditemukan kembali. Penyimpanan sementara Penyimpanan sementara adalah file yang dipergunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu dokumen selesai diproses. • Arsip yang menggunakan media magnetic label dicantumkan pada: a) Untuk arsip foto, negative foto ditempel pada lajur atas plastik transparan, positive foto ditempel padaPROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP 1 Persiapan. b. Prosedur ini sama saja baik untuk penyimpanan surat. Menurut Undang-Undang No. Bagian Kelima Alih Media Arsip Pasal 15 Dalam rangka pemeliharaan Arsip Dinamis dapat dilakukan Alih Media Arsip. Untuk dapat menyimpan surat secara teratur dengan filing sistem wilayah, maka harus memperhatikan prosedur penyimpanan arsip sebagai berikut: a. Facebook-f Youtube Instagram Spotify. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad adalah. Kaur arsip menerima surat dari staf arsip Simpan kartu indeks yang pada waktu-waktu kemudian dipergunakan untuk menemukan arsip kembali. 6. Arsip kacau semakin bertambah volumenya Penyebab Arsip tidak ditata sesuai kaidahpenyimpanan atau retrensi Arsip. Adanya penumpukan arsip dalam satu map. SOP PENATAAN PENYIMPANAN ARSIP. 23 4. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). Apa saja kendala yang sering dihadapi dalam kegiatan penyusutan arsip di. b. Proses Penciptaan Arsip Elektronik. Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk). Bagian Administrasi Pembangunan 425. Tatacara Penyimpanan Arsip Elektronik Penyimpanan arsip elektronik dilakukan dengan 3 (tiga) cara yaitu : • Online / terkoneksi • Offline / terputus • Nearline / semi terkoneksi Penyimpanan secara online maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik sudah tidak membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untukDalam prosedur penyimpanan arsip, terdapat dua jenis yaitu penyimpanan sementara dan penyimpanan tetap. . Maka,. oleh karena itu , kode arsip mengacu kepada daftar klasifikasi yang telah di buat. Prosedur penyimpanan terdiri dari prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. prosedur. menyimpan arsip sistem geografis, khususnya menggunakan pembagian wilayah. Pasal 99 tentang Alih Media Arsip • Pasal 100 Penyimpanan tentang arsip statis hasil alih media • Pasal 106 tentang Autentikasi Arsip Statis. Kegiatan penting sebelum melakukan penyimpanan arsip adalah persiapan peralatan yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip yang menggunakan filing sistem nomor. Apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan, ataukah sebenarnya surat tersebut masih belum selesai prosesnya. Penangan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali. Penampungan. Warkat yang disimpan dalam folder-. 1. Kedua, pastikan ruangan berada jauh dari pengaruh banjir. Peminjaman. Nama yang ditulis diatas kartu indeks adalah menurut peraturan mengindeks. 3. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark). Isi bon peminjaman. Memeriksa surat/berkas Sebelum surat disimpan, terlebih dahulu petugas memeriksa surat/arsip yang akan disimpan. ini pencipta arsip perlu memiliki ketentuan prosedur peminjaman arsip, ketentuan waktu peminjaman, dan prosedur pengembalian arsip termasuk sanksi apabila terjadi kehilangan arsip. SOP PENYUSUTAN ARSIP. a. System Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. , MM. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark). Pengertian arsip adalah sesuatu catatan (warkat/Record) yang tertulis, tercetak dalam bentuk angka, gambar atau huruf dengan mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan informasi dan komunikasi pada sebuah kertas (formulir, kartu), kertas film (film strip, mikro film, slide),. 6. Pada sistem ini setiap benda arsip yang mempunyai tanggal jatuh tertentu misalnya surat tagihan, daftar gaji, laporan bulanan, laporan tahunan, dan sebagainya disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada surat. Tahap-tahap tersebut meliputi pemeriksaan, pengindeksan,reference, penyimpanan sampai dengan prosedur peminjaman/pengambilan arsip. Sekat dan folder Filling cabinet, sekat dan folder/map gantung 15 Menit Sarana,. 3. penyimpanan arsip aktif dilakukan secara terpencar pada masing masing unit pengolah di bawah kendali dan koordinasi Unit Kearsipan. 23 4. 2, No. Petugas arsip mengandalkan pengetahuan dari pada JRA untuk melakukan penilaian demi efektivitas namun tidak berjalan sesuai dengan prosedur penyusutan arsip yang berlaku. Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil. Mengindeks. Terakhir yaitu prosedur penyusutan arsip dilakukan apabila arsip sudah menumpuk, arsip yang dimusnahkan merupakan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi, penyusutan arsip ini dilakukan dengan cara pembakaran. Tata Cara Penyimpanan Arsip Yang Baik-Ada beberapa prosedur disaat kita ingin melakukan penyimpanan arsip sehingga proses penyimpanan tersebut bisa berlangsung dengan baik dan benar. Informasi: undangan, pengumuman, dan lain-lain. a) Memeriksa surat/berkas Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu. Sistem Perihal, Sistem Nomor, Sistem Tanggal 5. Penyimpanan e. Kegiatan-kegiatan Penggunaan Arsip Dalam kegiatan penggunaan arsip, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu. - 8 - Pasal 9 (1) Pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan tertatanya fisik. elektronik. Menurut (Amsyah, 2003:51) prosedur kearsipan. Kata Kunci : Arsip, prosedur, sistem. Penyimapan warkat-warkat kepada keputusan yang sudah diambil. A. Cara Menyimpan Arsip dengan Sistem Abjad Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai berikut: 1. a. Dengan menggunakan media pembelajaran ini diharapkan peserta didik akan lebih mudah memahami prosedur penyimpanan arsip. Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol. Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal Langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menyimpan arsip adalah sebagai berikut: Bila seorang pejabat ingin meminjam arsip maka dapat dilayani dengan langkah-langkah sebagai berikut: Pastikan tanggal arsip yang akan dipinjam. Narrative Text 30. Karya Ilmilah ini disusun untuk memenuhi persyaratan mendapatkan Gelar Ahli Madya. Penyimpanan. Terdapat dua macam penyimpanan yakni penyimpanan warkat yang belum selesai proses (file pending) dan penyimapan warkat yang sudah di proses (file tetap)3. penyimpanan arsip dalam waktu tertentu. Masalah-masalah yang sring muncul dalam penerapan sistem ini adalah: a. 2. Memeriksa. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Prosedur penyimpanan kembali Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali ketempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai, dengan langkah-langkah: 1) jika tempat penyimpanan arsip vital tidak mengalami kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih dahulu; 2) penempatan kembali peralatan penyimpanan. Memerlukan ruang penyimpanan yang cukup luas karena arsip selalu bertambah, mudah mengalami kerusakan dan kehilangan dokumen, pencarian kembali dokumen memerlukan waktu yang lama, distribusian dokumen antar unit organisasi dan antar pegawai kurang efektif. 10) surat dari Adi Nugroho Afiudin. a) Memeriksa surat/berkas Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu. 3) Lalu berdasarkan kode pada kartu indeks, cari surat pada laci, guide dan folder sesuai dengan kodenya. Teliti arsip yang diminta. 4 Prosedur Penyimpanan Arsip Menurut Sugiarto dan Wahyono (2014: 52), prosedur penyimpanan arsip terdiri dari 2 (dua ) macam penyimpanan yang terdiri dari: a. Berdasarkan hasil pengamatan penulis tentang prosedur penyimpanan pada PT. tercantum dalam haluan akuisisi arsip statis dilaksanakan sesuai prosedur oleh pihak yang terlibat dalam pelaksanaan akuisisi arsip. 1 Aplikasi E-Arsip sebagai Sistem Penyimpanan Arsip. Bank PANIN Tbk. 1 Sistem Penyimpanan Arsip secara Digital pada Unit IoT PT Telkom STO Kebayoran. 51 Gambar 6 Struktur Organisasi Arsip Universitas Pendidikan Indonesia. a. Prosedur pengelolaan arsip aktif di central file yaitu: penciptaan arsip memuat pengurusan surat dan pemberkasan; penggunaan. Sebagaimana yang kita ketahui, Arsip Dinamis adalah arsip-arsip yang masih di pergunakan di perkantoran. Setelah melalui persetujuan dari Kepala ANRI, Universitas. 2. Prosedur penyimpanan arsip yang sistematis terdiri dari tiga asas yang meliputi asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas kombinasi. penyimpanan prosedur organisasi bias terjadi. Sedangkan menurut Drs. 6 Menurut Anhar, system Kronologis adalah suatu system kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, bulan,. Apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan, ataukah sebenarnya surat tersebut masih belum. 126Volume arsip yang melebihi kapasitas mendorong petugas mengambil kebijakan sendiri di luar pedoman JRA. 2 Pengertian kearsipan menurut pakar/ahli. Menempatkan. Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip. Membaca surat. 6-2. Modul : Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Kertas. Horizontal. Prosedur Penyimpanan Arsip. Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut. - 11 - Pasal 18 (1) Dalam hal Arsip Inaktif. Lateral Filling Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan. Menurut Rickks & Gow yang mengatakan bahwa” prosedur pencipta arsip yang merupakan aktivitas membuat catatan yang berbentuk tulisan, gambar . Tujuan penataan sistem penyimpanan arsip 1. stapler dan ordner. Penciptaan secara elektronik atau otomasi. Dalam dokumen PENGELOLAAN ARSIP UNTUK MENDUKUNG KELANCARAN ADMINISTRASI DI FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS NEGERI. Latar Belakang Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta. . – Mengetahui apakah surat sudah diberi tanda persetujuan untuk. Perlindungan arsip vital adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan, dan memulihkan arsip vital dari kerusakan, hilang atau musnah baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui. · Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal. Penyimpanan Tetap (P ermanent File) Beberapa entitas masih sering tidak megamati,. Pelaksanaan penyimpanan arsip surat pada Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Penyimpanan Arsip. PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP PENSIUN DI PT. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat, karena dalam satu organisasi terdapat satu tempat pengelolaan atau penyimpanan arsip. HALAMAN PENGESAHAN 1. Penyimpanan Arsip Digital Pribadi. Pada kesempatan kali ini, Cabang Pontianak menjadi salah satu cabang PT Pelindo II (Persero) yang menyelenggarakan kegiatan penataan arsip. Sistem Tanggal. Memasang Double Tape. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah. 3. Ada 2(dua) macam penyimpanan yaitu. Hal ini dikarenakan dalam penyimpanan dan pencarian dalam kartu indeks sudah menggunakan sistem abjad. . ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan melalui prosedur pemeriksaan, penentuan indeks, penentuan kode, tunjuk silang (apabila ada), pelabelan dan penyusunan daftar Arsip Aktif. NOMOR SOP TGL. I. 3 Arsip harus dirawat dan dilestarikan sedemikian rupa mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, karena kondisi fisik arsip yang sebagian besar berbahan dasar kertas dan terbuat dari kayu. Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang paling banyak digunakan. penyimpanan arsip, prosedur penyimpanan arsip, asas pengorganisasian arsip. Sistem subjek ini juga dikenal sebagai subjek perihal yang cara penyimpanan dan penemuan arsip berpedoman pada. Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut: Penerimaan Surat. Sistem kronologis Filling sistem tanggal juga sering disebut sebagai sistem waktu. Kondisi kertas tersebut secara alami memiliki kadar keasaman yang dapat rapuh dengan sendirinya. Arsip tekstual atau arsip kertas yang disimpan di Pusat Arsip UNS adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun atau sering disebut arsip inaktif. Contoh : Pada tanggal 15 Maret 2013 diterima delapan surat yang berasal dari : Anton, Chaterina, Budi, Erman, Fransiska, Joko, Ambar, Elya,. Dengan pendekatan komponen, sistem dapate) Penyimpanan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. didalam pekerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan penemuan kembali. Kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu. Jenis-jenis arsip dan peralatan kearsipan. Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut. Menurut Sugiarto, (1997: 34-36) prosedur penyimpanan arsip adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni. Menuju tempat penyimpanan. 3. Memberi tanda arsip. PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP. Sentral Arsip Aktif /Central File adalah ruang atau tempat yang didesain dan ditata serta dilengkapi dengan peralatan kearsipan untuk menyimpan dan mengelola arsip aktif; 3. Arsip tekstual merupakan arsip yang disimpan dalam sebuah pusat. Multiple-choice. com - Arsip sering dibutuhkan dan dipakai dalam bidang manajemen serta administrasi. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir,. Penampungan b. a. 3. penyimpanan arsip yang tepat dibutuhkan agar memudahkan efektifitas perusahaan dalam melakukan pencarian arsip. Contoh: Kearsipan Sistem Abjad. pengaturan cara prosedur penyimpanan (kearsipan). Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah. b. Secara rinci, strategi ini akan dibahas pada Modul 2. Memahami cara merawat Arsip Prosedur Administrasi Pemerintahan. 2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. SOP pemondahan inaktif arsip. berikut ini dia akan menggunakan sistem abjad di filing. C. Surat diteliti. 1.